De blijvende impact van COVID-19 op het kantoor
Bij presentaties over huisvestingsvraagstukken open ik weleens met Darwin. Volgens hem is het niet de slimste of sterkste die overleeft, maar degene met het beste aanpassingsvermogen. Dat lijkt mij een prima uitgangspunt met hybride werken in aantocht. Als we iets van de coronapandemie hebben geleerd, is het dat we straks niet terug kunnen of willen naar de werksituatie van ervoor. Maar hoe dan wél? In ieder geval gaan we onze tijd tussen kantoor, thuis en elders anders verdelen; idealiter in een vorm die nauw aansluit op onze eigen behoeftes en de organisatie. Dit kan veel impact hebben op de rol en waarde van het kantoor.
Never waste a good crisis
Het afgelopen anderhalf jaar was ongekend, spannend en zwaar. Maar ook leerzaam. De coronapandemie en onze razendsnelle overstap naar thuiswerken hebben drie cruciale inzichten opgeleverd, die een belangrijke rol spelen in het nieuwe werknormaal:
1. Met is niet per se bij elkaar
Vóór de contactbeperkingen was naar kantoor gaan de norm. Je kon best een dagje thuiswerken als je echt moest focussen, maar samenwerken deed je bij elkaar. Nu we weten dat je ook op afstand met elkaar kunt werken, willen we de flexibiliteit om zelf te kiezen waar.
2. Het kantoor is nog steeds waardevol
Nooit meer terug naar kantoor dan? Waarschijnlijk niet: uit de vele survey’s blijkt dat we elkaar missen en ernaar verlangen om elkaar weer te zien. Het kantoor is altijd al de plek geweest waar de cultuur van een bedrijf wordt op- en uitgebouwd. Teams moeten ergens effectief kunnen samenwerken, en individuele medewerkers houden behoefte aan een gedeelde ruimte voor inspiratie, motivatie en verbinding.
3. Mag het wat flexibeler
We hebben laten zien dat we ons snel kunnen aanpassen als de nood hoog is. Maar na anderhalf jaar kunnen we ook stellen dat die snelle ‘one-size-fits-all'-oplossing niet genoeg is. Er is een structurelere strategie op maat nodig, beter afgestemd op de individuele behoeftes van mensen, teams en organisatie.
Toekomstbestendige huisvesting
De inzichten uit de afgelopen periode schetsen een beeld van het kantoor van morgen: het vervult een belangrijke, maar misschien specifiekere rol. Dit heeft grote gevolgen voor de huisvesting van je organisatie. Past die bijvoorbeeld nog bij je mensen en hun manier van werken, wat heeft de organisatie nodig om effectief te zijn? Misschien is een vorm van reserveren wel noodzakelijk, zodat je weet wie wanneer op kantoor is. Of blijkt dat je een andere locatie of minder ruimte nodig hebt. Hoe gebruik je die nieuwe of vernieuwde werkplek dan nog om talent aan boord te krijgen en houden?
Hybride werken: alles staat of valt ermee
Het nieuwe werknormaal levert een keten aan beladen kwesties op, waarvan de eerste meteen een van de meest impactvolle is: het werkmodel. Want hóé gaan jullie precies werken straks? Veel organisaties kiezen voor hybride werken, een mix tussen virtueel en op kantoor. De praktische invulling hiervan bepaalt onder meer de maximale bezetting op kantoor, de benodigde faciliteiten en de inrichting – en vormt daarmee het fundament van de huisvestingsstrategie.
Niet twee keuzes, maar vier pijlers
Hybride werken gaat veel verder dan medewerkers laten kiezen tussen virtueel of op kantoor werken. Het vraagt om inzicht in de unieke behoeften en werkstijlen van zowel individuele medewerkers als hele teams. Deze uiten zich in de vier pijlers WAAR, WAT, WIE en HOE. Je zult moeten bepalen WAAR het werk gedaan kan worden, WAT er te doen valt en welke mate van interactie dat vereist, WIE het meest gebaat is bij aanwezigheid op kantoor en HOE de werkplek bijdraagt aan de doelstellingen, cultuur en samenwerking.
Op het raakvlak tussen deze vier factoren bevinden zich waarden als medewerkersgeluk, werk-privébalans, welzijn en productiviteit. Belangrijke bestanddelen van een goede employee experience, en voorwaarden voor de opbouw van een organisatiecultuur en effectiviteit. Waar deze sweet spot zich precies bevindt, verschilt per organisatie; er is geen ‘one-size-fits-all’-aanpak voor hybride werken.
Stapsgewijs bouwen aan flexibiliteit
Ga je aan de slag met hybride werken, dan zul je veel moeten proberen en experimenteren om een vorm te vinden die bij je organisatie past. Het kan er op de tekentafel schitterend uitzien, maar in de praktijk leiden tot een onwerkbare of onwenselijke situatie. Uiteindelijk draait een werkmodel niet alleen om de objectieve, meetbare aspecten, maar ook om de vaak niet-meetbare subjectieve waardering van je mensen. Mijn advies: betrek medewerkers en management daarom bij de implementatie, blijf testen en stuur bij waar nodig. Alleen zo leg je een gedegen basis voor je huisvestingsplannen.
Maak Darwin trots
Terug naar Darwin. Waar de ene diersoort overleefde door een betere schutkleur, ontwikkelde de andere een sterker gif of een dikkere huid. De aanpassingen die nodig zijn om te overleven, zijn niet voor iedereen hetzelfde: het vereist gedegen onderzoek om te ontdekken welke aanpassingen bij je mensen en organisatie passen. In de afgelopen periode hebben we dit voor meerdere organisatie uitgezocht en ontwikkeld; ik weet dat het niet eenvoudig is. Maar wel belangrijk: hoe effectiever je de organisatie en je huisvestingstrategie inricht op de grote veranderingen voor de deur, hoe beter je je aanpast aan het nieuwe werknormaal.
Contact
Om je te ondersteunen bij de introductie van hybride werken, hebben we een whitepaper ontwikkeld: ‘Een nieuwe werkelijkheid: hoe hybride werken het kantoor blijvend verandert’. Hierin staan we uitgebreid stil bij de vier bovenstaande pijlers, bespreken we de belangrijkste uitdagingen en geven we praktische aanbevelingen voor de korte en lange termijn. Vraag de whitepaper hier aan. Verder praten over hybride werken? Neem gerust contact met ons op via wouter.oosting@cbre.com.